Matizar las estructuras tradicionales caracterizadas por modelos jerárquicos, departamentales, con una división del trabajo que dificultan la transversalidad en la gestión del conocimiento y la generación de redes de intercambio y soporte, empieza a ser una propuesta interesante para organizaciones en procesos de cambio.
Uno de esos proyectos es el que nos ha llevado –entre otras cosas- de nuevo a Santiago de Chile. Allí Aguas Andinas está en uno de esos procesos que transformará la genética de la compañía, que avanza hacia un modelo donde las personas, el conocimiento y la innovación sean el centro de la actividad productiva.
Hace ya más de un año, se activó allí un programa de cambio llamado DaVinci, se definieron unas líneas estratégicas y otras facilitadoras de las primeras. A partir de esa parrilla, se constituyeron varios grupos de trabajo que tenían la misión de convertir en realidad algunas de las iniciativas surgidas del plan.
El encargo ahora era Fortalecer el proceso de Gestión del cambio en el Grupo Aguas, a través de la constitución de equipos de iniciativas estratégicas y facilitadoras DaVinci, a través de un programa de Comunidades de Práctica.
Durante este mes de diciembre, hemos recogido el trabajo de esos grupos, analizado sus dinámicas y activado un proceso para convertirlos en Comunidades de Práctica. Algunas de ellas surgieron, de forma adicional y espontánea de los grupos de debate que se dieron en el marco del programa de formación MANAGING XXI que impartimos en agosto. Finalmente, se han activado 17 Comunidades de práctica, algunas con un historial intenso de actividad previa, otras de nueva creación.
Los trabajos se han concretado en los siguientes pasos:
- Revisión de los grupos de trabajo existentes (razón de ser, actividades previas, resultados, necesidades, organización interna…)
- Formación metodológica en los modelos de trabajo colaborativo basados en Comunidades de Práctica
- Dotación de un espacio virtual para el trabajo de los grupos
- Dos jornadas de Kickoff (una con responsables de los grupos y otras con todos los participantes)
- Revisión del modelo de gobierno del programa
La experiencia ha sido muy positiva, y como siempre, una oportunidad de aprendizaje para seguir investigando en este escurridizo mundo de la organización de personas que persiguen objetivos (supuestamente) comunes.
Algunas reflexiones que pueden ser de utilidad en casos parecidos:
Revisión de los grupos
Es importante aproximarse con humildad a estos procesos. Llegamos los consultores con nuestra metodología y nuestros efectos especiales, pero la realidad es que nos encontramos con redes pre-existentes, con historias que se han ido tejiendo a lo largo de años de convivencia corporativa. En este caso, algunos grupos habían alcanzado un nivel alto de productividad y mostraban resultados impactantes. Así que le primera píldora es la de respeto, tacto y humildad frente a estos sistemas. Este es un aprendizaje también experimentado en el proyecto del Gobierno Vasco, dónde hemos tenido alguna reflexión al respecto con la gente de Consultoria Artesana en red.
Metodología Sirve tan sólo para poner un poco de orden, para compatir la visión, construir un lenguaje común, ponerle nombre a cosas que siempre se han hecho y aprovechar los aprendizajes de otras experiencias para ahorrarnos problemas y aprovecharnos de las buenas prácticas. Hemos utilizado un pequeño “Documento de constitución” donde los distintos grupos tenían que decidir cosas como su organización interna, su plan de comunicación (tanto interno como externo –de la Cop-), los hitos que se marcaban y un plan de trabajo para abordarlos. Durante las jornadas presenciales (16 y 21 diciembre) se impartió formación en modelos Cops. Aquí algunos materiales utilizados:
- http://www.slideshare.net/TheProjectWS/mic-iii2-comunidades-de-prctica
- http://www.youtube.com/watch?
v=oouKfV_9-p8 - http://vimeo.com/28109387
- http://vimeo.com/28884749
Plataforma
El proyecto es un piloto, así que un requerimiento era no invertir en plataformas propietarias. Después de revisar algunas optamos por TEAMLAB. Muy sencillo pero con las funcionalidades básicas. La hemos configurado de forma que el programa común que integra a todas las Cops se encuentra en el espacio que en TEAMLAB se llama Comunidad, y luego cada cop trabaja de forma específica en los espacios para Proyectos. A nivel de Comunidad se comparte un blog, wikis, foros, gestor documental, eventos, y enlaces de interés. Los Proyectos sirven para gestionar hitos y tareas.
Kickoff
Las jornadas presenciales, han sido el meollo del asunto. Allí es dónde las cosas que necesitan “piel” han ocurrido. Nos planteamos las jornadas en dos etapas. Una con los responsables de los grupos (30 personas) y la segunda, con todos los participantes del programa (130 personas). En ambas, dimos –en formatos distintos por razones de aforo y entorno- formación tanto en metodología como en el uso de la herramienta.
Pero las jornadas debían favorecer algo más que la mera exposición por nuestra parte. Para ello, en la primera jornada pedimos la participación de los responsables de los grupos, quienes a través de un “template” (unificador de dis
cursos), compartieron con sus compañeros, sus historias, objetivos, avances y próximos pasos.Sirvió también esta jornada para avanzar en la creación de una red de redes y trabajar en compromisos e intercambios entre los distintos grupos.
En la segunda jornada, repetimos el proceso ya con todos los participantes de los grupos. No hubieron esta vez presentaciones públicas de los participantes, pero sí trabajo de grupo (por grupos) para finalizar el “documento de constitución” que habían iniciado los responsables de los grupos durante la primera jornada.
Por la tarde, la gente de Andes Ventures, se encargó de hacer el resto. Las fotos (últimas) hablan por sí solas ☺
Cómo siempre, estas cosas solo salen si se cumplen todas las condiciones de la siguiente lista:
- "Materia prima" de primera: Gente con ganas de hacer cosas, de emprender, de mejorar su realidad, de aprender y de compartir.
- Buen liderazgo interno. En este caso Elena Sanz como sponsor del programa DAVinci
- Buen equipo a ambos lados de la línea contractual: Ikuska Sanz (amasando voluntades), Ana Rodera (a los mandos de la plataforma), Marian Rios (moviendo todos los hilos), y una servidora (de marioneta agradecida).
Seguiremos enredando.
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