¿Pero quién es el Jefe de Proyecto?

En un proyecto, tan importante como identificar al Cliente, es dar con el Jefe de proyecto.

Parece obvio, tenemos mucha literatura definiendo sus funciones y responsabilidades, pero la realidad es que identificarlo (al verdadero) puede costar semanas, o incluso meses. En el caso de un mecánico tornero oficial de primera debe ser más sencillo, pero la diferencia entre un jefe de proyecto, un director de proyecto, un service manager, un product manager, un team manager, un gerente de producción, un coordinador de servicios…no es ni obvia ni comúnmente aceptada (ni lo pretendamos!)

Un buen síntoma para saber que no lo hemos encontrado es que el proyecto no avanza. Lo tenemos todo de cara: buena disposición por todas las partes implicadas, conversaciones periódicas sobre lo que hay que hacer, acuerdos, sintonía, entusiasmo, recursos disponibles, clientes interesados…pero llega un momento en que nos sentimos atrapados en el tiempo (“bienvenidos al día de la marmota”), y nos agotamos en una cinta de correr, sin movernos del sitio. Es posible que entonces tengamos que preguntarnos ¿Quién es el jefe de proyecto?

Hoy en una reunión, nos hemos dado cuenta de que no lo sabíamos. Hemos avanzado.

¿Pero quien es el jefe de proyecto?. Siento repetirme, pero es aquel que hace que las cosas pasen. Es aquel que siente sobre sus espaldas la responsabilidad y la autoridad para movilizar a personas y recursos (QUIEN) para hacer algo (QUÉ) en unos plazos concretos y definidos (CUANDO) y articulando un conocimiento técnico, funcional, organizativo, procedimental…(CÓMO). Falta el PARA QUÉ pero he visto proyectos que salían adelante sin que tuviéramos muy claro el objetivo final del cliente, así que me atrevo a decir que técnicamente no es imprescindible.

Cuando el mundo no era tan complejo, nos decían que el jefe de proyecto tenía que ser una única persona. Tenía sentido porque solía pasar que una única organización respondía a todas las preguntas.

Aunque en realidad habían dos: El jefe de proyecto(interlocutor) del cliente, que definía el QUÉ y el CUANDO y el jefe de proyecto del proveedor que además de compartir con el primero los dos primeros indicadores se responsabilizaba del QUIEN y el CÓMO (aspectos sobre los que el cliente no tiene ni autoridad ni responsabilidad, ni falta que le hace).

Pero a veces, (cada vez mas?) se multiplican los agentes (organizaciones) involucradas en un proyecto y entonces es cuando me planteo que ya no sirve la regla de oro de “Un proyecto un responsable”.
Tener la necesaria visión global del proyecto, pasa por establecer una conversación a tantas bandas como organizaciones independientes y soberanas encargadas de responder a QUES, COMOS, QUIENES Y CUANDOS del proyecto. Eso sí, todas las voces, responsables únicas y autoridades de sus ámbitos de gestión. Esa regla, sigue sonando bien.