Proyectos, Personas, Scrum

Un grupo de personas nos pusimos hace unas semanas a conceptualizar un servicio sobre dirección de proyectos y oficinas técnicas. Apasionante! ☺

Nos inspiró una cliente que necesitaba una mejor capacitación de sus director@s de proyectos, pero los fuegos del día a día impedían parar máquinas para reciclarse, formarse y renovarse.

Además, toda la artillería disponible parecía obsoleta de golpe: las metodologías tradicionales de dirección de proyectos, parecen cosas de otra glaciación, las planificaciones exhaustivas y rigurosas de antaño se han convertido en papel mojado frente a la velocidad de los acontecimientos en cualquier proyecto, en cualquier organización.
La flexibilidad, los modelos de organización en red, la creatividad, el prototipado, la gestión del cambio…se han instalado también en la gestión de proyectos(sean del tipo que sean), y es difícil imaginarse ya fotografías estáticas de una realidad que duraba meses, como aquellas que pintábamos en nuestros siempre cuestionados cronogramas.

No hay que renunciar a nada, todo el conocimiento acumulado son herramientas que nos pueden servir para gestionar la complejidad de los proyectos, pero necesitamos enfoques más ágiles, dinámicos, “humanos”, para cabalgar una realidad (a veces ?) imprevisible y cambiante.

En la propuesta, hemos mezclado las metodologías tradicionales con las basadas en enfoques “Agile” (SCRUM), y con el uso de herramientas web 2.0.

El aterrizaje será en dos líneas paralelas de actuación: Por un lado ayudar a solventar los problemas del día a día en los proyectos, y que esa proximidad a los problemas cotidianos de los jefes de proyecto, nos aporte los contenidos de un programa de formación radicalmente personalizado y práctico, dónde casi se confundan el soporte a la problemática diaria, con las acciones de formación que se formulen. Tenemos todas las piezas, pero la dinámica de actuación se va construyendo sobre la marcha. Nos parece al forma más eficaz de aproximarnos a la realidad.

Marta Padilla nos ha hablado mucho de SCRUM estos días, una metodología basada en ciclos cortos de planificación y en la construcción de productos por aproximaciones sucesivas y prototipados. SCRUM es especialmente adecuado para resolver situaciones en las que el cliente está insatisfecho con los resultados, cuando se producen incrementos inaceptables de coste o tiempo, se produce software de mala calidad o hay problemas con la motivación de los equipos y rotaciones asociadas. Diseñado para entornos complejos dónde hay que producir sofware de gran calidad en el menor tiempo posible.

El cocktail podría llamarse algo así como: PMP+Scrum+Web 2.0 al servicio de la dirección de proyectos como palanca de cambio en las organizaciones. Veremos a qué sabe.

Aquí os dejo el material de la propuesta:

Pmo dos punto cero

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Lenguaje Común

Para colaborar hay que entenderse. Y para entenderse necesitamos un lenguaje común. Unos códigos que representen la base de una estructura conceptual compartida. Si esto no se da, aunque hablemos la misma lengua, nos falta, a mi parecer, la herramienta principal, el lenguaje.

Y esta carencia se puede dar a pequeña y a gran escala: La podemos observar desde el microcosmos de una pareja , en pequeños grupos alrededor de prácticas y conocimiento o en organizaciones empresariales de distinto tamaño.
Mi experiencia con estas últimas, es que cuando pretendemos introducir dinámicas de trabajo colaborativo, hay mucho más que hacer que implantar herramientas, formar para usarlas y definir procesos.
Hay un reto que supone la esencia de esa transformación. Y es la necesidad de desarrollar un lenguaje común .



Alinear el proceso operativo con el estratégico. La dirección ha de ser capaz de transmitir a la organización el proyecto colectivo que los cohesiona y de compartir cualquier cosa que tenga forma de plan estratégico. Personalmente cada vez tengo más dudas sobre la utilidad de los mismos, pero de alguna manera, los grupos de trabajo necesitan entender hacia dónde va el buque en el que viajan.
A menudo nos encontramos con que estos grupos funcionan de forma eficiente, incluso son capaces de medir este rendimiento, pero están desconectados de la estrategia global y desconocen como sus resultados contribuyen a los objetivos comunes. Esto no sólo es desmotivador para los participantes de las distintas iniciativas, si no que también tiene un efecto negativo sobre el soporte y la complicidad de la estructura directiva, que en el mejor de los casos, se inhibe y “deja hacer” con una actitud más cercana a la condescendencia que a la implicación necesaria.
En realidad, esa dirección siempre carente de tiempo, de proximidad a la realidad , y a menudo de ideas, podría aprovechar el entusiasmo y canalizar la energía de los grupos de trabajo colaborativo que de forma espontánea o dirigida emergen, pero no pueden, entre otras cosas, porque no les entienden.

Medir con criterios cuantitativos y cualitativos
..y no les entienden porque estos grupos no emiten señales en un lenguaje comprensible desde un punto de vista gerencial. Las métricas y los indicadores que definamos para evaluar los resultados de estos grupos han de servir no sólo a ellos mismos, si no (obviamente) a hacer comprensible su trabajo a aquellos que tienen el poder de neutralizarlo o impulsarlo.
Es pura estrategia de alianzas, si queréis.

Tecnología aplicada a procesos reales y necesidades específicas Luego está la tecnología, y ocurre que no todos los grupos de trabajo colaborativo necesitan lo mismo. La colaboración responde a diversas necesidades y desemboca en procesos distintos. LA tecnología, la funcionalidad de las plataformas online, deben estar al servicio de los procesos concretos de aquella comunidad en la que se implanta.

Coherencia y visión estratégica en la política de adopción de tecnología en las organizaciones, dónde por herencia histórica se siguen aplicando criterios basados exclusivamente en la automatización de las transacciones (operaciones, finanzas, gestión) y en enfoques originales de épocas donde la tecnología era más una cuestión de procesos que de personas .
La actual socialización de las herramientas tecnológicas dentro (y fuera) de las organizaciones, está provocando una relación distinta entre la tecnología y sus gestores.

Así que todos estos agentes deben entenderse y coordinarse para avanzar en sintonía. A la dirección le corresponde liderar procesos de cambio para crear entonos culturales y operativos donde las dinámicas de trabajo colaborativo puedan emerger. Liderar es inspirar y estimular, no hacer hacer. Eso lo harán las personas, solas mejor que dirigidas, y lo harán mejor en la medida en que dispongan de la información adecuada para evaluar su entorno y acertar con sus acciones.
La tecnología les asistirá a todos, pero mal aplicada puede ser hasta contraproducente.
Las políticas sobre su gestión no pueden recaer sólo sobre los responsables de IT de las organizaciones. Estos necesitan conversar y aliarse con nuevos agentes hasta ahora meros consumidores (usuarios).
Toda una sinfonía que hace necesario desarrollar esos códigos comunes que permitan desenfundar los instrumentos, sentarse, mirarse, ponerse a tocar y “entenderse”.