sábado, 1 de mayo de 2010

Utensilios para la Colaboración

Hace dos semanas recibí un encargo: Involucrarme en un grupo de trabajo (un Think Tank que dirían los anglos) formado por directivos de diversas organizaciones (primer nivel, y digo primer nivel sin pudor, a pesar de mi irreverencia a la jerarquía, porque lo son sobretodo, en experiencia y valor intelectual) para reflexionar, debatir y generar conocimiento entorno a un tema de interés común.

Además de aportar mi granito de arena en contenidos, coordino la actividad y proveo al grupo de cualquier herramienta tecnológica que ayude al proceso…y aquí empieza la fiesta.


Un proyecto/equipo de estas características necesita además de mucha simplicidad funcional, 4 prestaciones en un entorno online:

1. Intercambiar ficheros
2. Cocrear textos

3. Debatir propuestas
4. Reunirse virtualmente


Sí, ya, en la era de la colaboración, el mercado dispone de infinidad de herramientas que aportan estas funciones, pero esta semana he tenido una intensa sensación de desamparo tecnológico.

Tenemos un problema de exceso de cacharos y de falta de utensilios.


Intentaré explicar mi sensación en forma de diagnóstico


No hay facilidad de integración. A cualquiera de los "avanzados" en esto de Internet, nos da igual saltar de un wiki a un google groups, abrir un skype para hablar mientras editamos un google docs, actualizar carpetas compartidas en dropbox o coordinar agendas con doodle. Pero para el resto de la humanidad, esta dispersión es desconcertante. Necesitan una entrada única, un usuario único y un entorno homogéneo dónde disponer de forma integrada de todos los servicios


Claro, hay plataformas desarrolladas con vocación de integridad, que han desarrollado de forma propietaria los servicios, pero lógicamente, no son buenas en todo. Algunas con videoconferencias con posibilidad de chat, otras son wikis con funciones adicionales de votación, otras priorizan la relación y en realidad son redes sociales y no herramientas de trabajo colaborativo, otras son plataformas de e-learning con funciones de red social…etc. No hay una suite compatible entre sí, que te permita montar el puzle rápidamente, adecuado a cada equipo y situación y con lo mejor de cada función.

Casi ninguna aporta de forma natural un gestor de proyectos (la gestión pertenece a otro mundo) como si el trabajo colaborativo y la dirección de proyectos fueran cosas muy distintas :(

No se simula aún la experiencia real (física). Descartamos un sistema de video conferencia multiple porque para hablar tenias que darle a un boton para que en pantalla apareciera un icono en forma de mano que significaba que pedías permiso para hablar a un moderador. Esto no es un proceso natural en una tertulia entre humanos…o sí, no sé ☺


Todo es beta. Es bonito lo de la beta continua pero una cosa es desarrollo por prototipos y otra renunciar a mínimos de calidad y robustez de sofware porque en esta vorágine de la inmediatez, no hay tiempo para el trabajo bien hecho


No se piensa en el usuario, me refiero al usuario no familiarizado con tecnología. Hace años, cuando yo programaba, esto lo teníamos asumido y todos los proyectos de desarrollo de software, contaban con semanas de formación y manuales de usuarios infumables. Formación y manuales pasaron a la historia porque hoy se supone que es todo muy intuitivo, pero lejos, muy lejos de ser un interface con un leguaje común a la lógica del usuario

Después hay que enfrentarse a toda la casuística de diferentes navegadores, versiones, configuraciones, plugins, instalaciones...y demás adquisiciones de la selección natural por diversidad


Si como ocurre en el caso concreto de este proyecto, los pc’s y portátiles son corporativos (y de distintas corporaciones) con sus protocolos, restricciones y muros de contención, pues más leña!.


Finalmente y gracias al trabajo y pasión de los duendecillos que han participado en esta aventura, hemos montado un Wikispaces tuneado. En una de las páginas el mapa mental (aún no navegable) y en otra un grupo de google embebido.Todo precedido por una página portal donde introduces un usario que gracias a desarrollo sobre open ID, es reconocido por todo el entorno. Esa misma página inicial lee la historia previa del usuario, fuerza una salida anterior (si no fue correcta) y se asegura que el open ID funcione.

No es la mejor opción, pero era la posible en una semana.

Os paso algunas cosas que hemos mirado y la red ha recomendado, durante estos días:


Sinc – Editor de texto web para trabajo en equipo


Via @tic616 nos llegó vywe y Bigbluetutton
Vimos también tinychat y oovoo
Lo mejor Dim Dim y Elluninate, aunque la primera más asequible económicamente

Sobre gestores de proyectos @ma_garcia confirmaba la buena opinión de muchos por dotProject o PHProject.

Opté por Project-insight, y aunque no terminé instalando la plataforma, la gente que la distribuye en España, Cynertia Consulting (Alex Ballarín) son de lo mejor que me he encontrado últimamente en calidad de servicio, compromiso y complicidad.

No sigo, no pretendo, ni tengo capacidad de hacer aquí un estudio de mercado, tan sólo compartir la experiencia, ofrecer detalles si a alguien le pueden interesar y proponer la creación de un grupo de investigación que permita abordar estos temas, compartir experiencias y evitar que nadie se "pelee" dos veces con el mismo problema...montamos un "Think Tank" ;-)

11 comentarios:

José Miguel Bolívar dijo...

Entiendo la frustración que te ha debido causar la situación que comentas pero comparto sólo en parte el análisis.
Vale que la tecnología no es todo lo user-friendly que debiera y que hay que seguir avanzando en esa dirección y también en integrar alrededor de estándares abiertos. Nada que objetar.
Pero mientras leía el post no podía dejar de pensar en la realidad: el perfil del primer nivel directivo es mayoritariamente el de un analfabeto digital.
Por analogía, se le puede echar la culpa a que el libro es pesado, la historia aburrida, la letra pequeña y el índice farragoso. Pero no. El problema no es ninguno de esos. El problema es no saber leer...

Odilas dijo...

Sí? seguro JM?, de acuerdo con la necesidad de mayor capacitación tecnológica de muchos colectivos de la sociedad, pero creo que "el libro es" demasiado pesado y la historia, a veces incomprensible :)
Gracias por abrir el debate!
Un abrazo.

mkl dijo...

Coincido con José Miguel en su observación. La abundancia tiene esos inconvenientes, hay que elegir, ¡qué dolor!, hay que buscar ¡qué pavor!, hay que probar ¡qué horror!

La potencia de los mashups se basa en la diversidad de "utensilios" que se pueden combinar y el mashup mayor, la madre de todos los mashups has de ser tú, el usuario de esta parafernalia 2.0.

Personalmente, me he plantado con algunas organizaciones y sus utensilios condenados. Si tienen IE6, que se lo hagan mirar pero que ni intenten jugar a lo 2.O. Si su cortafuegos capa a Google (me he encontrado con eso, lo juro) ya me vendréis a buscar cuando dejéis la droga...

El caos de la abundancia no es nada comparado con el que provoca la escasez artificial de algunas actitudes y culturas organizacionales.

Y, reconozco que, a veces, cuesta encontrar esa combinación ideal y fantástica para loq ue necesito, que sea gratís y que no me lleve más de 1 hora montármela... Es verdad, la vida es dura.

;-)

Odilas dijo...

No hablo de abundancia mkl, hablo de calidad.
mmm una hora y gratis!?...vaya, la próxima vez te llamo, colega! :)

Julen dijo...

Muy oportuna la "lista" de útiles que necesitamos y la multitud de "cacharros" disponibles. Te citaré más de una vez con este símil.
Otro punto más de realidad: en una gran corporación me explicaron cómo el nivel básico de lectura pasaba por imprimir un dossier de prensa cada cierto tiempo para que lo leyeran. O sea, que no ya en correo, sino en papel, como toda la vida. Tecnología punta, para qué te quiero ;-)
Besos.

Odilas dijo...

Sí Julen, vivimos en un momento curioso!. Gracias por el "punto" :)
Besos

José A. Galaso dijo...

Por un momento me ha venido a la memoria los Reyes Magos de cuando mi hijo cumplio 2 años. Le regalamos un montón de cosas y a la hora el estaba jugando con las cajas de los juguetes.

Si querías complicarlo más podías haber ido al sitio de Croquet Consortium que vuelven al ataque y verías los entornos colaborativos en realidad virtual. Alucinantes.

Pero al final es lo de siempre, ¿Como los hacen servir?

Vale, son analfabetos digitales, pero son los que son y por arte de magia no van a entender la utilidad de las cosas, o de otra forma, no van a encontrar valor en la tecnología solo porque nosotros, una panda de freakes les digamos que la tiene. Afortunadamente, los gurus van de capa caida.

Hace una semana estaba con un grupo de Android que sabía un montón de herramientas organizativas en la red pero eran incapaces de organizar su trabajo. Eran demasiado digitales y poco analógicos, tampoco eso es bueno.

La justa medida de todo, como cuando mi abuelita preparaba sus ricas recetas, una pizquita de esto, un pellizquito de lo otro, a probar a rectificar y sobre todo mucho cariño por el conjunto

Odilas dijo...

Interesante reflexión JA,miraré lo de Croquet Consortium...sugerente :)

A ver si nos vemos y nos contamos cosas.
Hast pronto!

ma_garcia dijo...

María Jesús, he leido tu post con unos días de retraso.

Me he sentido muy identificado con ese proceso que comentas, porque tuve que llevarlo a cabo, igualmente, en el reducido plazo de una semana para organizar un entorno colaborativo.

Comparto todas tus conclusiones y las suscribo punto por punto, después de manejar interminables listados (existen, literalmente, cientos de aplicaciones) para gestión de proyectos y trabajo colaborativo disponibles en la web. Intenté comparar, probar, abrí cuentas demo en múltiples plataformas... para, al final, concluir que aún no existe esa herramienta integrada y fácil de usar que muchos desearíamos. Y mucho menos, como bien decías, si lo que buscamos es unir esos dos universos concebidos -inexplicablemente- como aislados: la comunicación corporativa interna y la gestión de proyectos. ¿Cómo es posible acometer uno sin el otro?

Las aplicaciones comerciales más extendidas (Basecamp y ActiveCollab) no satisfacían mis necesidades. Tampoco Project HQ, muy similar a las anteriores. Pasé entonces a las alternativas "open source" (clones de las primeras), Collabtive y ProjectPier, por si habían evolucionado en otras direcciones, pero todas ellas mostraban carencias fundamentales respecto a lo que yo buscaba.

Finalmente me topé con Comindwork, el entorno más completo de todos los que examiné (que, como digo, fueron varias docenas). Aun así, seguía sin ser perfecto, pero me sorprendió muy gratamente su arquitectura flexible y, sobre todo, la disponibilidad de los desarrolladores para satisfacer cualquier demanda del usuario.

Pero dado que: 1) me urgía la implementación, 2) necesitaba poder "tunear" la aplicación a medida, y 3) no me agradaba pagar una licencia a cambio de dejar el almacenamiento y control de mis datos en manos de terceros,
terminé optando por el código abierto y hospedar mis proyectos en un servidor propio.

Y aquí encontré esas 2 alternativas que te aporté por Twitter: PHProjekt y dotProjet.

Ambas son muy similares y llevan varios años en desarrollo, pero parecen aún un poco verdes. Sin embargo, están desarrolladas íntegramente en PHP y permiten la inclusión de módulos (o plug-ins) personalizados, lo cual creo que les otorga un gran potencial (siempre que tengas un desarrollador detrás para adaptarlas a tus necesidades concretas).

Ante la completa ausencia de documentación y "screenshots" en la web de la primera, y agotado el tiempo para seguir evaluando posibilidades, en nuestro caso nos lo jugamos a la carta de dotProject.

Empleamos un par de días en corregir y optimizar los ficheros de traducción al castellano, en localizar e implementar algunos módulos y en sortear algún "bug" como que las tareas completadas al 100% se mostraban al 99,99%.

Si a alguno os interesa evaluarlo, pongo a vuestra entera disposición ese código ya corregido, incluso la aplicación instalada "llave en mano" en un hosting.

Si buscáis una gestión básica y sencilla de tareas en un entorno multi-proyecto y multi-usuario, con posibilidad de hacer un seguimiento en tiempo real mediante diagramas de Gantt, compartir un repositorio de ficheros organizado por carpetas y una agenda de contactos, entre otras funcionalidades, dotProject puede ser una solución aceptable.

Por lo que respecta a la comunicación interna entre el equipo, que dotProject no cubre inicialmente, siempre podría integrarse implementando un módulo en PHP. Pienso, por ejemplo, en un chat tipo AJAX (como el de Facebook) o soluciones similares de audio o vídeoconferencia. Supongo que también podría desarrollarse un módulo de PHP que integrara Google Groups en la aplicación.

Espero que este comentario os sirva de ayuda.

Un cordial saludo.
Manuel.

Odilas dijo...

Hola Manuel, claro que nos sirve!. Espectacular y muy generoso tu comentario.
Aprovecharemos tu experiencia para uso interno.
La necesidad de cliente se cubrió, pero busco algo para trabajar de forma estable con equipos distribuídos y con poco tiempo para las ineficiencias de proceso.

Un grupo de esos consultores que trabajamos habitualmente juntos, vamos a iniciar en septiembre una especie de comunidad de práctica sobre este tema.
Juntarnos personas que tenemos necesidades parecidas y cruzar conocimiento y experiencias, luego publicarlo conjuntamente u organizarnos para dar respuesta a carencias que nos encontramos.

Sería un placer contar contigo. Ya hablaremos.
Un saludo

ma_garcia dijo...

Por supuesto, encantado de colaborar. Estaré atento.
Un saludo.